給与支払報告書とは?その内容や提出方法・期限を解説します

給与支払報告書とは?その内容や提出方法・期限を解説します

皆さんは給与支払報告書というのをご存知でしょうか?

給与支払報告書とは、従業員等に支払った給与額等を証明するために市区町村に提出する際に必要な書類です。給与支払報告書を提出することで住民税の金額が決まってくるので、どのくらいの住民税を納める必要性があるのかが分かります。

それでは、給与支払報告書とは何か、提出対象者や提出期限、書き方や提出方法についてご説明しましょう。

給与支払報告書とは

給与支払報告書とは、給与を支払う人が給与を受け取る人に対して支払った前年中の給与額等を証明するために市区町村に提出する際に必要な書類です。

給与支払報告書は基本的に源泉徴収票とほとんど同じ内容が記載されているので勘違いされやすいですが、提出先と提出目的がまるで違います。

まず、給与支払報告書は前年中に支払った給与額等を基に算出される住民税や国民健康保険のために市区町村に提出します。

一方の源泉徴収票は所得税を納めていることを証明するために税務署に提出するのがポイントです。

給与支払報告書と源泉徴収票は似て非なる書類だと思いましょう。

給与支払報告書は2つの書類で構成されている

給与支払報告書は、個人別明細書と総括表の2つの書類で構成されています。

個人別明細書には給与の支払いを受ける従業員の住所や氏名、給与額、社会保険料額といった個人情報が記載されている書類です。

総括表は個人別明細書をまとめる際に必要な書類であり、何人分の個人別明細書を提出するのか、退職した人の有無などを記載します。したがって、従業員が住んでいる市区町村の分だけ作成しなければならないので注意しましょう。

給与支払報告書の提出対象者

給与支払報告書の提出対象者は、前年の1月1日~12月31日までに給与を支払った従業員です。

前年の1月1日~12月31日までに一度でも給与を支払っているのであれば、たとえ途中で退職していたとしても一度しか給与を支払っていなかったとしても給与支払報告書の対象者になるため、忘れずに提出する必要性があります。

ただし、前年に退職した従業員に対して支払った給与が合計30万円以下だった場合は個人別明細書を提出する必要性はありません。

給与支払報告書の提出期限

給与支払報告書の提出期限は、基本的に毎年1月31日までとなっており、31日が土日祝日だった場合は翌平日が提出期限となります。

もしも提出期限を過ぎてしまうと、本来12ヶ月分に分割されるはずの住民税が11ヶ月、10ヶ月分と分割されて配分が変わってしまうので注意しましょう。

また、給与支払報告書を市区町村に提出する時は、提出する年の1月1日時点で住んでいる市区町村に提出しましょう。

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給与支払報告書の書き方

給与支払報告書の書き方は、個人別明細書と総括表で違います。

個人別明細書の書き方は、以下の通りです。

項目記載内容
支払いを受ける者従業員の住所や氏名など(住所は1月1日現在のもの)
支払金額その年に支払った給与の総額
給与所得控除後の金額源泉徴収票を基にして給与所得控除後の金額
所得控除の額の合計額社会保険料控除や生命保険料控除など、控除の合計額
源泉徴収税額年末調整後に確定した源泉徴収税額や復興特別所得税
控除対象配偶者や扶養家族、障害者控除対象配偶者や扶養家族などを該当箇所に記載する
社会保険料の金額、控除額社会保険料や生命保険料などの控除額とその内訳
扶養親族控除対象の配偶者や扶養親族、16歳未満の扶養親族の名前など
配偶者の合計所得配偶者が控除対象の場合は合計所得
国民年金保険料等の金額、旧長期損害保険料の金額社会保険料控除を受けた国民年金保険料などの金額
支払者従業員に給与を支払った会社の情報

なお、控除対象配偶者や扶養家族、16歳未満の扶養家族がいる場合は氏名、フリガナ、個人番号を記載する必要性があります。

総括表の書き方は、以下の通りです。

項目記載内容
給与の支払期間前年の1月分から12月分
提出区分通常は年間分であり、退職者の場合は退職者分に丸をつける
法人番号事業所の法人番号
給与支払者事業所の情報を記入したあと代表者印を押す
事業種目事業内容
提出先市区町村数提出する地区町村の数
受給者総人員1月1日時点の在職者数
報告人員給与支払報告書を提出する人を在職者と退職者に分ける
所轄税務署所得税の源泉徴収を実施する事業所を管轄する税務署
給与の支払の方法およびその期日給与の支払い方法と支払日
特別徴収税額の払い込みを希望する金融機関払い込みを希望する金融機関の名称や所在地など
給与支払者番号市区町村から通知された給与支払者番号を記載する(初めての場合は新規に丸をする)

なお、総括表を提出する時は、提出先の市区町村によって記載する内容が違うことがあるので注意が必要です。提出先の市区町村における記入例を確認しながら作成しましょう。

給与支払報告書の提出方法

給与支払報告書を提出する方法は、以下の通りです。

●窓口
●郵送
●eLTAX

窓口に持参する場合は、提出先である市区町村の自治体の窓口に持参して提出します。

自治体によっては必要になる給与支払報告書の枚数が違うことがあるので、事前に確認しましょう。

郵送の場合、提出先である市区町村の自治体に郵送します。

窓口に持参する必要性はありませんが、代わりに自治体に到着するまでの日数を要するので余裕を持って提出することが大切です。

eLTAXの場合、作成したファイルを読み込んでアップロードするだけでいいので、余計な手間がかかりません。事前に利用者IDを取得して利用しましょう。

まとめ

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給与支払報告書は住民税や国民健康保険のために市区町村に提出しなければならない重要な書類です。

必要なのは個人別明細書と総括表だけですが、記載項目が多く、さらに市区町村によって記載内容が違う可能性があるので注意しましょう。

給与支払報告書に関して、ご不明な点やご心配も多々あると思います。石丸社会保険労務士事務所にお気軽にお問い合わせ下さいませ。