就業規則の変更には従業員の同意は必要?就業規則変更時の注意点を詳しく解説します!

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就業規則は企業や社員を守るための大切なルールであり、お互いに不満を感じることなく働ける環境にするためのものです。今回で重要なポイントになるのは、就業規則を後から変更する際に従業員の同意が必要になるのかどうかです。

仮に就業規則の変更によって従業員に有利になるようであれば問題はなさそうですが、必ずしも有利になるとは限りません。それでは、就業規則を変更する際に従業員の同意は必要なのかご説明しましょう。

従業員にとって合理的であれば同意を得る必要性はない

結論から言えば、不利益になる変更ではない限り、就業規則を変更するにあたって合理的な変更を行う場合は同意を得る必要性はありません。そもそも就業規則を一度決めたからといって、そこからずっと内容が変わらないというケースは少ないでしょう。

たとえば就業規則の見直しが必要になった時や労働に関連する法令の改正や最低賃金の改正等があった時など、就業規則の変更を余儀なくされるケースは少なからずあります。ここで重要になるのは、はたして就業規則の変更によって、働く従業員全員にとって合理的だと判断してくれるかどうかです。

従業員全員が合理的だと判断されれば就業規則を変更することはできますが、不利益を被る場合は就業規則の変更を強行するだけで不満が出てくるでしょう。

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従業員の不利益になる就業規則の変更をする時はどうすればいい?

就業規則の変更に伴って考えられる不利益は、以下の通りです。

・労働時間の増加
・休日カット
・手当の廃止
・経営状況の悪化に伴う下方修正
・給与の減給

以上のような変更を行う場合、従業員はほぼ確実に不満を感じるでしょう。この時に忘れてはならないのが、従業員の同意を得ることです。合理的な変更であれば確かに同意は必要ありませんが、従業員に不利益となる変更は反感を買うため、必ず同意を得なければなりません。

それでは、就業規則の変更によって従業員の不利益になる時にどうするべきなのかご説明しましょう。

不利益による変更は強行できない

就業規則の変更により、従業員の不利益になる変更を行う場合は条件を満たさない限り何があっても変更内容が適用されないことになっています。

これは労働契約法第9条による変更ルールの一般原則によって、従業員全員の合意が得られない場合は、たとえ変更を強行したとしてもその内容が適用されることは絶対にありません。不利益による変更を適用するためには、『従業員の過半数を代表する者の意見を聴取して書面で提出し、変更理由に合理性があることを説明する』ことが大前提となります。

納得できる説明がない限り、労働契約法によって一方的な就業規則の不利益変更はできないので注意しましょう。

重要視される合理性

就業規則を変更する上で変更理由に合理性があることを説明しなければなりません。したがって、以下の合理性を説明できるかが重要になります。

・労働者が受ける不利益の程度はどれくらいか
・労働条件を変更する必要性
・変更後の就業規則の内容の相当性
・労働組合等との交渉の状況
・その他の就業規則の変更に関わる事情

以上の観点から、就業規則を変更するだけの納得できる説明が行われなければ合理性があると認められません。

就業規則を変更する手順

就業規則を変更するなら、手順にしたがって不備がないように慎重に判断しながら承認を得て進める必要性があります。従業員が納得した上で認められなければ意味がないので、合理性を持たせられるかが重要です。

それでは、就業規則を変更する手順についてご説明しましょう。

変更する内容を決めて新しい条文を考案する

まず最初に、就業規則のどこの部分を変更するのか話し合って決めます。変更する内容を取りまとめて変更案を作成する際に、就業規則の変更によってどこまでが適用範囲内なのかを決め、問題がなければ取締役会などで承認を受けるのが一連の流れです。

この時、パートやアルバイトを雇っている場合はそれらも適用されるのか決めなければなりませんし、当然ながら労働基準法に違反していないかチェックする必要性があります。この時点で就業規則の変更に伴い、従業員の過半数を納得させられるだけの理由がある場合は、承認される範囲内でどのような変更を行っても構いません。

就業規則変更届の作成

取締役会等が就業規則の変更について承認した場合、次に行うのは就業規則変更届の作成です。これは労働基準監督署に提出する書類を作成して提出しなければならないので、どの部分が変更されたのか分かりやすく記載されていることが重要です。

新旧対照表を作成して、どの部分を変更しているのか記載しましょう。

従業員の過半数を代表する者の意見書の作成

ここで重要になるのは、従業員の過半数を代表する者の意見書の作成です。合理的な変更であれば問題ありませんが、不利益になる変更であればこの時点で従業員に就業規則を変更する旨を説明する必要性があります。

管理監督者以外の従業員から代表者を選出し、その人の意見を聞いて内容を書面にまとめ、日付と代表者の署名捺印を入れて完了です。

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労働基準監督署に提出する

以上で作成した新しい就業規則、変更届、意見書が用意できたら労働基準監督署に提出します。

提出する際にきちんとコピーを取っておきましょう。

社内に周知する

従業員全員が就業規則を変更したことを周知しなければならないため、新旧対照表などを用意してどこが変更になったのか誰でも分かりやすく、誰もが閲覧できる場所に設置しておきましょう。

まとめ

就業規則を変更する際は従業員の過半数が納得した上で手続きを進めなければならないため、合理的な変更ならまだしも不利益な変更になる場合は要注意です。そもそも不利益変更になる場合は無理矢理強行提出しても絶対に受理されないため、先に従業員を納得させる必要性があります。

従業員は会社を支える重要な存在なので、蔑ろにしないようにしっかりと説明しましょう。

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